Standar mutu ISO9001: 2000 memberi Anda fleksibilitas yang luar biasa dalam cara Anda mempersiapkan sistem kualitas Anda, termasuk dokumentasi yang diperlukan. Saya mendorong Anda untuk menjaga dokumentasi sistem kualitas Anda sesederhana mungkin. Anda ingin memastikan bahwa dokumentasi sistem mutu Anda memenuhi persyaratan minimum standar kualitas ISO9001: 2000, dan Anda juga ingin memastikan dokumentasi Anda memenuhi kebutuhan kualitas perusahaan Anda. Namun dengan melangkah jauh di atas dan melampaui persyaratan ISO dan perusahaan Anda, Anda mungkin membuat hal-hal lebih rumit dan sulit daripada yang seharusnya.

Dengan membuat sistem kualitas Anda terlalu rumit, Anda membuatnya lebih sulit untuk digunakan, sulit untuk terus diperbarui, dan Anda akan memberi auditor lebih banyak hal untuk diperiksa dan ditemukan kesalahannya. Dan dengan membuatnya terlalu rumit, Anda dan orang lain di perusahaan Anda akan perlu menghabiskan lebih banyak waktu untuk mempelajari dan menjaga sistem kualitas Anda. Semakin banyak waktu yang dihabiskan orang untuk belajar dan menjaga sistem kualitas Anda, semakin sedikit mereka akan cenderung untuk melakukannya.

Persyaratan untuk Pemilik Tunggal

Katakanlah saya memiliki toko mesin yang memproduksi suku cadang untuk militer. Ini adalah kepemilikan tunggal dengan saya sebagai satu-satunya karyawan penuh waktu. Saya menggunakan beberapa template ISO dan menyesuaikannya dengan perusahaan saya tetapi masih perlu merampingkan manual saya untuk hanya menyertakan hal-hal penting yang harus disesuaikan dengan ISO 9001/2000. Karena semua tugas jatuh pada saya, saya harus memaksimalkan waktu saya menghasilkan produk dan masih memiliki sistem kualitas yang memenuhi QAR saya (Perwakilan Jaminan Kualitas.) Bagaimana saya akan memenuhi persyaratan minimum dan apa cara terbaik untuk mencapainya dalam situasi ini ?

Menjawab:

Ada enam prosedur yang diperlukan dalam ISO9001: 2000. Mereka adalah sebagai berikut:

1. Kontrol dokumen

2. Kontrol Rekaman

3. Kontrol bahan yang tidak sesuai

4. Audit internal

5. Tindakan Korektif

6. Tindakan Preventif

Di luar ini, prosedur tambahan apa pun bersifat opsional. Kadang-kadang Anda bisa lolos dengan memenuhi persyaratan dalam manual Anda, tanpa menulis prosedur terpisah untuk itu. Misalnya, meskipun merupakan persyaratan bahwa Anda memiliki tinjauan manajemen berkala, itu bukan persyaratan bahwa Anda memiliki prosedur terpisah untuk tinjauan manajemen. Anda dapat mendokumentasikan metode peninjauan manajemen Anda dalam manual Anda.

Anda harus memastikan Anda mengikuti semua persyaratan standar kualitas ISO9001: 2000. Saya berasumsi Anda memiliki salinan standar, atau buku bagus yang memberi tahu Anda semua persyaratan. Jika tidak, saya merekomendasikan sebuah buku karya Charles Cianfrani berjudul "ISO9001: 2000 Explained". Buku ini berisi semua elemen standar kualitas, dengan penjelasan yang sangat bagus. Sangat mudah dibaca dan saya telah menemukannya sangat berharga untuk klien baru.

Ada banyak cara untuk membuatnya sesederhana mungkin. Untuk satu hal, bagian dan prosedur manual berkualitas Anda mungkin harus maksimal 2 hingga 3 halaman. Lebih dari itu dan saya kira Anda melakukan terlalu banyak pekerjaan.

Saya juga merekomendasikan Anda menggabungkan Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan, karena sangat mirip. Anda dapat menggunakan satu formulir untuk kedua prosedur, hanya dengan kotak centang pada formulir untuk menunjukkan apakah itu adalah permintaan tindakan "korektif" atau "preventif". Anda mungkin menemukan bahwa Anda dapat menyederhanakan bentuk lain dengan cara yang sama.

Anda ingin berusaha untuk menemukan tingkat kerumitan terendah yang masih membelah operasi perusahaan Anda.