Pernah bertanya-tanya mengapa manajer Anda tampaknya begitu banyak dikerjakan tanpa terlihat melakukan banyak pekerjaan? Bukannya mereka tidak melakukan apa-apa; itu lebih karena mereka melakukan hal yang benar. Jika Anda meluangkan waktu untuk mengamati manajer Anda, Anda mungkin akan melihat dia melakukan lima hal yang mungkin tidak Anda lakukan. Kelima hal ini adalah trik mudah untuk manajemen waktu yang sukses di kantor.

  1. Kelola apa yang hits di kotak masuk. Anda harus melakukan audit terhadap jenis hal yang ada di kotak masuk Anda, apakah itu kertas atau elektronik. Anda bisa mendapatkan salinan informasi yang tidak perlu Anda lihat, jika demikian minta untuk dihapus dari daftar distribusi. Anda mungkin melihat hal-hal yang membutuhkan tindakan tetapi tidak dalam bidang keterampilan atau tanggung jawab Anda, jika demikian menyampaikan informasi ke orang yang tepat dan mungkin menyarankan mereka meminta nama Anda diganti dengan mereka di korespondensi masa depan. Itu hanya harus meninggalkan apa yang perlu Anda ketahui atau Anda perlu bertindak atas. Untuk barang-barang yang tersisa, bertindaklah dengan mereka dalam beberapa cara sehingga Anda tidak perlu terus kembali kepada mereka.
  2. Jaga kebersihan meja. Clutter mengganggu dan membuat sulit untuk menemukan apa yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya. Letakkan foto dan memorabilia di rak atau papan buletin, bukan di meja Anda. Biasakan untuk menyingkirkan semuanya sebelum Anda pergi untuk hari itu atau pergi keluar untuk makan siang, jadi Anda kembali ke area kerja yang bersih. Kembangkan sistem pengarsipan yang berfungsi untuk hal-hal yang ingin Anda simpan. Kemudian segera daur ulang atau sampah hal-hal yang tidak perlu Anda simpan.
  3. Pergi makan siang lebih awal atau lebih lambat dari tengah hari. Kebanyakan orang pergi makan siang di siang hari sehingga selalu ada waktu yang terbuang antri untuk mendapatkan meja, menunggu pesanan makanan, menunggu cek dan membayarnya, ditambah lalu lintas ke dan dari lokasi tempat Anda makan. Tidak masalah jika Anda pergi keluar atau makan di kafetaria perusahaan; Siang hari selalu ramai. Sebaliknya pergi pada jam 11:00 atau 13:00 untuk mendapatkan pengalaman makan siang yang lebih cepat dan lebih tenang.
  4. Pantau siapa yang mengganggu dan mengapa. Jika Anda tahu siapa yang selalu mampir untuk mengajukan pertanyaan atau hanya berbicara, maka Anda dapat bekerja sama untuk mengurangi gangguan yang tidak perlu. Ini akan bekerja untuk Anda berdua dalam mengatur waktu Anda lebih baik. Bersama-sama Anda harus mengatur 10-15 menit untuk bertemu sekali atau dua kali sehari daripada memiliki beberapa gangguan selama hari kerja. Karena Anda mengatur rapat singkat, Anda dapat berdiri selama pertemuan untuk memastikan mereka tidak pergi lebih lama.
  5. Persiapkan pertemuan. Kumpulkan semua yang Anda butuhkan untuk rapat yang Anda ikuti atau pimpin. Letakkan rapat di kalender Anda 5-10 menit ke depan dan beberapa menit setelahnya. Di menit-menit sebelumnya, Anda punya waktu untuk bersiap-siap dan tiba di sana tepat waktu. Dalam beberapa menit setelahnya, Anda dapat bergerak pada setiap item tindakan yang Anda dapatkan dari rapat. Selain itu, pastikan pertemuan memiliki agenda sehingga waktu semua orang digunakan secara efisien ketika Anda bersama-sama. Jika Anda tidak mengirim agenda, tanyakan sebelum pertemuan dimulai.

Sekarang setelah Anda meninjau lima trik manajemen waktu yang sebagian besar manajer berhasil gunakan, akankah Anda mempertimbangkan untuk menggunakannya juga? Jika Anda menerapkan konsep-konsep sederhana ini ke pekerjaan Anda di kantor, Anda akan melihat bahwa Anda juga dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.