Apakah demam merupakan gejala atau penyakit? Jika Anda pergi ke ruang gawat darurat dengan rasa sakit di dada, apakah Anda akan diberi obat penghilang rasa sakit atau apakah dokter akan memeriksa masalah jantung yang mendasarinya?

Demikian pula, manajemen waktu yang buruk bukanlah masalah. Ini hanyalah gejala dari sejumlah kecil masalah mendasar, dimanifestasikan dalam berbagai bentuk seperti terlambat untuk janji, tidak menyelesaikan tugas tepat waktu, tidak punya waktu untuk diri sendiri, dll. Ya, itu hanya nomor kecil, dan memecahkan masalah mendasar ini akan membuat hidup Anda menjadi jauh lebih baik.

Apa masalah mendasarnya? Apa akar penyebab dari gejala yang terlihat? Biarkan saya menunjukkan kepada Anda bagaimana saya sampai di sebuah campuran representatif.

Sebagai contoh, saya menganalisis mengapa orang terlambat untuk janji. Ini adalah beberapa penyebab (bukan seluruh daftar tetapi sampel yang representatif):

  1. Tidak cukup waktu. Ini berasal dari estimasi yang buruk dan tidak memperhitungkan faktor penundaan seperti lalu lintas, lampu lalu lintas, kecelakaan, konstruksi / jalan memutar, dan tindakan Tuhan termasuk cuaca.
  2. Tidak bergerak cukup cepat. Ini berasal dari ketidakefisienan dan kecenderungan untuk menyerah pada gangguan.
  3. Harus kembali untuk sesuatu. Ini berasal dari ketidakteraturan, perencanaan yang buruk atau tidak siap.
  4. Mulai tanpa arah yang tepat. Alasan yang sama seperti 3 di atas.
  5. Mulai terlambat. Ini mungkin karena tugas atau penugasan sebelumnya mengambil terlalu banyak waktu (gejala lain), karena jadwal diisi lebih dari yang seharusnya (perencanaan miskin), atau kurangnya disiplin diri.
  6. Terlalu percaya diri. Ini terlihat dalam rasa aman yang salah dan keyakinan bahwa meskipun semuanya, tenggat waktu akan terpenuhi.

Ketika saya menganalisis "gejala" lain dari manajemen waktu yang buruk, saya menemukan faktor-faktor mendasar yang serupa. Tentunya, "faktor-faktor serupa" ini adalah akar penyebab dari apa yang tampak sebagai manajemen waktu yang buruk.

Berikut ini kiat untuk mengatasi masing-masing faktor ini:

  1. Organisasi: Dua aturan sederhana dapat membantu Anda memulai di bidang ini. i) Tempat untuk segala sesuatu dan segala sesuatu di tempatnya. ii) Waktu untuk segala sesuatu dan segala sesuatu pada waktunya. Jika segala sesuatunya sudah siap, Anda tidak akan menghabiskan waktu untuk mencari bagian dan potongan yang Anda butuhkan untuk tugas Anda. Jika semuanya diatur tepat waktu, Anda akan masuk ke ritme tindakan rutin sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal yang benar-benar membutuhkan fokus Anda.
  2. Disiplin diri (termasuk menghindari gangguan dan memeriksa terlalu percaya diri): The Merriam-Webster Dictionary mendefinisikan disiplin diri sebagai "koreksi atau pengaturan diri sendiri demi perbaikan." Disiplin diri hanya bisa datang dari dalam, dan hanya mungkin jika keinginan untuk meningkatkan diri sangat kuat. Pertahankan tujuan yang ditetapkan dalam manajemen pikiran – waktu adalah alat yang sangat penting untuk maju dalam hidup dan untuk berhasil dalam segala hal yang Anda coba tangani. Waktu adalah dasar kehidupan, dan kita mengendalikan hidup kita dengan mengendalikan peristiwa-peristiwa dalam kehidupan kita. Gunakan tujuan-tujuan ini untuk memperkuat kebutuhan Anda untuk mengatur diri sendiri demi perbaikan.
  3. Estimasi: Anda harus menebak berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk dapat memungkinkan cukup waktu untuk tugas tersebut. Ini akan memungkinkan Anda untuk membuat jadwal yang realistis dan memulai hal-hal dengan baik pada waktunya. Estimasi adalah bagian yang sangat penting dalam mengelola ekspektasi dan meletakkan segala sesuatu dalam perspektif. Anda dapat memperkirakan durasi dari suatu tugas dengan memeriksa berapa lama tugas yang sama telah membawa Anda di masa lalu, dengan meminta seorang ahli, atau dengan menggunakan teknik "membagi-dan-menaklukkan" (memecah tugas menjadi unit-unit konstituen, memperkirakan bagian dan menyimpulkan keseluruhan).
  4. Efisiensi: Hukum Parkinson menyatakan "Pekerjaan berkembang sehingga mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya." Dengan efisiensi, tugas dapat diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat. Pendekatan yang paling efisien untuk tugas apa pun adalah mengatasi bagian paling kritis atau paling sulit terlebih dahulu sehingga apa yang tersisa dapat dengan mudah ditangani.
  5. Perencanaan: Pepatah lama adalah "Jika Anda gagal merencanakan, Anda berencana untuk gagal." Perencanaan memungkinkan Anda untuk mengatur bebek Anda berturut-turut sehingga Anda dapat menjatuhkan mereka satu per satu. Dalam konteks manajemen waktu, perencanaan termasuk melacak janji Anda, rapat dan tenggat waktu, dan membuat daftar hal-hal yang harus dilakukan. Daftar hal yang harus dilakukan harus diprioritaskan dan dipangkas – hilangkan tugas yang tidak memiliki nilai, delegasikan hal-hal yang tidak bergantung pada Anda, tangguhkan tugas-tugas yang tidak mendesak, dan lakukan sisanya.
  6. Persiapan: Jika semuanya siap sebelum Anda melakukan tugas, tugas akan berjalan dengan lancar. Persiapan termasuk menyatukan bagian-bagian, potongan-potongan dan orang-orang yang Anda butuhkan dan menyiapkan tempat di mana tugas akan dilakukan.

Keenam taktik ini akan membahas akar permasalahan yang diidentifikasi di atas dan membantu Anda meningkatkan kemampuan manajemen waktu Anda.