Tag: Buruk

Manajemen Waktu yang Buruk – Enam Kiat untuk Mengatasi Gejala dan Masalah Nyata

[ad_1]

Apakah demam merupakan gejala atau penyakit? Jika Anda pergi ke ruang gawat darurat dengan rasa sakit di dada, apakah Anda akan diberi obat penghilang rasa sakit atau apakah dokter akan memeriksa masalah jantung yang mendasarinya?

Demikian pula, manajemen waktu yang buruk bukanlah masalah. Ini hanyalah gejala dari sejumlah kecil masalah mendasar, dimanifestasikan dalam berbagai bentuk seperti terlambat untuk janji, tidak menyelesaikan tugas tepat waktu, tidak punya waktu untuk diri sendiri, dll. Ya, itu hanya nomor kecil, dan memecahkan masalah mendasar ini akan membuat hidup Anda menjadi jauh lebih baik.

Apa masalah mendasarnya? Apa akar penyebab dari gejala yang terlihat? Biarkan saya menunjukkan kepada Anda bagaimana saya sampai di sebuah campuran representatif.

Sebagai contoh, saya menganalisis mengapa orang terlambat untuk janji. Ini adalah beberapa penyebab (bukan seluruh daftar tetapi sampel yang representatif):

  1. Tidak cukup waktu. Ini berasal dari estimasi yang buruk dan tidak memperhitungkan faktor penundaan seperti lalu lintas, lampu lalu lintas, kecelakaan, konstruksi / jalan memutar, dan tindakan Tuhan termasuk cuaca.
  2. Tidak bergerak cukup cepat. Ini berasal dari ketidakefisienan dan kecenderungan untuk menyerah pada gangguan.
  3. Harus kembali untuk sesuatu. Ini berasal dari ketidakteraturan, perencanaan yang buruk atau tidak siap.
  4. Mulai tanpa arah yang tepat. Alasan yang sama seperti 3 di atas.
  5. Mulai terlambat. Ini mungkin karena tugas atau penugasan sebelumnya mengambil terlalu banyak waktu (gejala lain), karena jadwal diisi lebih dari yang seharusnya (perencanaan miskin), atau kurangnya disiplin diri.
  6. Terlalu percaya diri. Ini terlihat dalam rasa aman yang salah dan keyakinan bahwa meskipun semuanya, tenggat waktu akan terpenuhi.

Ketika saya menganalisis "gejala" lain dari manajemen waktu yang buruk, saya menemukan faktor-faktor mendasar yang serupa. Tentunya, "faktor-faktor serupa" ini adalah akar penyebab dari apa yang tampak sebagai manajemen waktu yang buruk.

Berikut ini kiat untuk mengatasi masing-masing faktor ini:

  1. Organisasi: Dua aturan sederhana dapat membantu Anda memulai di bidang ini. i) Tempat untuk segala sesuatu dan segala sesuatu di tempatnya. ii) Waktu untuk segala sesuatu dan segala sesuatu pada waktunya. Jika segala sesuatunya sudah siap, Anda tidak akan menghabiskan waktu untuk mencari bagian dan potongan yang Anda butuhkan untuk tugas Anda. Jika semuanya diatur tepat waktu, Anda akan masuk ke ritme tindakan rutin sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal yang benar-benar membutuhkan fokus Anda.
  2. Disiplin diri (termasuk menghindari gangguan dan memeriksa terlalu percaya diri): The Merriam-Webster Dictionary mendefinisikan disiplin diri sebagai "koreksi atau pengaturan diri sendiri demi perbaikan." Disiplin diri hanya bisa datang dari dalam, dan hanya mungkin jika keinginan untuk meningkatkan diri sangat kuat. Pertahankan tujuan yang ditetapkan dalam manajemen pikiran – waktu adalah alat yang sangat penting untuk maju dalam hidup dan untuk berhasil dalam segala hal yang Anda coba tangani. Waktu adalah dasar kehidupan, dan kita mengendalikan hidup kita dengan mengendalikan peristiwa-peristiwa dalam kehidupan kita. Gunakan tujuan-tujuan ini untuk memperkuat kebutuhan Anda untuk mengatur diri sendiri demi perbaikan.
  3. Estimasi: Anda harus menebak berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk dapat memungkinkan cukup waktu untuk tugas tersebut. Ini akan memungkinkan Anda untuk membuat jadwal yang realistis dan memulai hal-hal dengan baik pada waktunya. Estimasi adalah bagian yang sangat penting dalam mengelola ekspektasi dan meletakkan segala sesuatu dalam perspektif. Anda dapat memperkirakan durasi dari suatu tugas dengan memeriksa berapa lama tugas yang sama telah membawa Anda di masa lalu, dengan meminta seorang ahli, atau dengan menggunakan teknik "membagi-dan-menaklukkan" (memecah tugas menjadi unit-unit konstituen, memperkirakan bagian dan menyimpulkan keseluruhan).
  4. Efisiensi: Hukum Parkinson menyatakan "Pekerjaan berkembang sehingga mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya." Dengan efisiensi, tugas dapat diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat. Pendekatan yang paling efisien untuk tugas apa pun adalah mengatasi bagian paling kritis atau paling sulit terlebih dahulu sehingga apa yang tersisa dapat dengan mudah ditangani.
  5. Perencanaan: Pepatah lama adalah "Jika Anda gagal merencanakan, Anda berencana untuk gagal." Perencanaan memungkinkan Anda untuk mengatur bebek Anda berturut-turut sehingga Anda dapat menjatuhkan mereka satu per satu. Dalam konteks manajemen waktu, perencanaan termasuk melacak janji Anda, rapat dan tenggat waktu, dan membuat daftar hal-hal yang harus dilakukan. Daftar hal yang harus dilakukan harus diprioritaskan dan dipangkas – hilangkan tugas yang tidak memiliki nilai, delegasikan hal-hal yang tidak bergantung pada Anda, tangguhkan tugas-tugas yang tidak mendesak, dan lakukan sisanya.
  6. Persiapan: Jika semuanya siap sebelum Anda melakukan tugas, tugas akan berjalan dengan lancar. Persiapan termasuk menyatukan bagian-bagian, potongan-potongan dan orang-orang yang Anda butuhkan dan menyiapkan tempat di mana tugas akan dilakukan.

Keenam taktik ini akan membahas akar permasalahan yang diidentifikasi di atas dan membantu Anda meningkatkan kemampuan manajemen waktu Anda.

[ad_2]

{ Add a Comment }

Penyebab Manajemen Waktu yang Buruk!

[ad_1]

Penyebab manajemen waktu yang buruk:

Berperilaku seolah waktu adalah komoditas murah. Waktu adalah sumber daya untuk mencapai tujuan. Itu tidak boleh disia-siakan, tetapi menggunakannya dengan bijaksana. Waktu sangat berharga dan tidak akan menunggu siapa pun.

Penundaan: Keputusan harus dipikirkan dengan sangat hati-hati, dan harus dilaksanakan, tidak ditunda. Dan tugas-tugas yang tidak menyenangkan itu tidak harus dihindari pada titik mana pun.

Kurangnya Prioritisasi: Ini bukan praktik yang baik. Kecuali kalau! sesuatu yang lain adalah prioritas tinggi dan berkontribusi pada tujuan yang ditetapkan.

Perencanaan yang buruk atau tidak ada: Jika seseorang tidak merencanakan ke depan dan mengalokasikan waktunya dengan benar, maka segala sesuatunya akan berada di atasnya; atau tugas prioritas tinggi akan terlewatkan.

Pengaturan kontinjensi yang tidak memadai: Seseorang tidak menunggu terjadinya bencana, untuk merencanakan prosedurnya dan menilai area masalah yang mungkin, prioritasnya adalah meninggalkan waktu dalam rencananya untuk masalah yang tidak terduga.

Memanfaatkan baik-baik buku hariannya: Terjadi bahwa kadang-kadang, seseorang tidak bisa memasukkan setiap detail atau kegiatan dalam ringkasan Gantt-Chart-nya, karena hanya ada ruang untuk kegiatan-kegiatan utamanya. Tetapi jika dia menggunakan buku hariannya secara efektif di samping rencananya, dia akan melihat berapa banyak waktu yang dapat dia miliki untuk pekerjaan proyek.

Kiat gagasan luar biasa: Rapat dan acara penting; seperti waktu perencanaan Natal, cuti tahunan, dll, untuk dimasukkan ke dalam buku harian karena masih segar dalam pikiran. Dan jika seseorang memiliki pertemuan atau kegiatan rutin, semacam bulanan, misalnya, harus dijadwalkan sepanjang tahun, sehingga, ketika seseorang berencana di akhir tahun, dia tidak melupakannya. Salah satunya adalah menetapkan batas waktu dan mengalokasikan tugas yang paling penting untuk waktu prianya.

Memprioritaskan beban kerja: Membuat daftar setiap hari, sehingga orang menyadari apa yang harus dia lakukan setiap hari. Dia harus memisahkan tugas-tugas dalam daftarnya dengan mendesak (harus dilakukan pada hari yang sama) dan tidak mendesak. Cobalah untuk mencapai setidaknya tugas-tugas mendesak setiap hari. Untuk memisahkan tugas-tugas menarik dari tujuan yang berkontribusi penting. Perlakukan tugas-tugas yang menarik sebagai hadiah untuk menyelesaikan yang berkontribusi pada sasarannya. Untuk memberi dirinya beberapa waktu setiap minggu untuk mengendalikan baki-nya. Pisahkan menjadi tindakan, membaca, mengisi dan sampah.

Delegasi: Seseorang tidak harus membatasi delegasi kepada orang-orang yang dia kelola. Dia merencanakan ke depan, menilai tugas mana yang cocok untuk individu mana. Untuk menantang orang dan mengembangkan keterampilan mereka. Dia tidak harus melakukan semuanya sendiri. Timnya harus mampu melakukan tugas untuknya. Jika mereka tidak mampu melakukannya, dia melatih mereka. Dan dia membawa mereka ke standar yang dibutuhkan. Dan dia harus mengukur hasil mereka sebagai bagian dari perkembangan mereka. Tim harus diberikan kesempatan untuk menunjukkan hasil, kesempatan untuk unggul dan rasa tanggung jawab. Dia harus membuat dirinya bersyukur dan memberikan pengakuan membagi tugas secara bersamaan ketika jatuh tempo. Dia harus mengadakan pertemuan rutin, menulis memo atau catatan dan menggunakan telepon untuk membuat semua orang tetap mengetahui perkembangan terkini dan siapa yang bertanggung jawab untuk apa. Dia harus menghindari kebencian. Terkadang, dia harus mengatakan 'Tidak'! Dia harus menilai beban kerjanya dan mendelegasikan tugas yang tidak bisa dia lakukan. Dan jika dia berkata, 'Ya!' dia akan diterima begitu saja.

Mempengaruhi waktu dalam rapat: Itu terjadi, yang sering kali, sering kali terbuang dalam pertemuan, dalam bisnis secara keseluruhan. Jika seseorang harus memilikinya, dia perlu mencoba menjadikannya sesingkat dan seproduktif mungkin. Dia harus mengikuti saran yang diberikan di bawah ini, yang akan membantunya memanfaatkan rapat.

(a) Dia harus membuat agenda untuk membuat tujuan pertemuannya jelas. Selalu membutuhkan waktu beberapa menit, untuk memastikan tindakan didelegasikan. (b) Undang hanya mereka yang dibutuhkan. Satu akan mencapai hasil tanpa rapat berlebih dengan menggunakan telepon atau e-mail untuk mendiskusikan ide dan tindakan yang disepakati. (c) Untuk memastikan dia memiliki ketua yang baik untuk mengendalikan isi rapat dan mengawasi waktu. (D) Dia harus mulai tepat waktu selalu, untuk menghindari gangguan dan penyimpangan dan batas waktu. (e) Dia harus menetapkan waktu khusus untuk subjek individu dan untuk menjaga mereka.

Membuang-buang waktu di telepon: Selalu mencoba untuk menjaga percakapan ke minimum, melalui tujuan utama dan menghindari obrolan. Dia harus membuat dirinya sangat tegas. Dia tidak membiarkan orang terus dan terus. Dan tidak ada yang bisa lebih dari beberapa menit untuk diselesaikan. jika tidak, buatlah pengaturan untuk berbicara dengan mereka pada waktu yang lebih tepat.

[ad_2]

{ Add a Comment }